Policydocument Astrid Uganda Foundation
Inleiding
Het ontwikkelen van lokale gemeenschappen, transparantie en zelfredzaamheid zijn de drie peilers van de Astrid Uganda Foundation. In de keuze voor en ondersteuning aan projecten in Uganda borgen wij deze principes. In het bijzonder is het begrip transparantie ook op ons eigen handelen als stichtingsbestuur van toepassing.
Het bestuur streeft er naar om, in het nog jonge bestaan van onze stichting, zo transparant mogelijk te handelen, in het bijzonder ten aanzien van de besteding van onze financiële middelen.
Voor goede doelen zoals de Astrid Uganda Foundation zijn de gebruikelijke regels ten aanzien van transparantie bestuur opgesteld door het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het CBF-keurmerk is gericht op het borgen van transparante besteding van de donaties door goede doelen. De Astrid Uganda Foundation beschikt vooralsnog niet over het CBF-keurmerk. Dit betekent echter niet dat wij onze fondsen niet doelmatig en transparant besteden. In tegendeel.
De nog jonge Astrid Uganda Foundation kan nog geen CBF keurmerk aanvragen omdat zij hiervoor eerst 3 jaar moet bestaan. Bovendien heeft het bestuur bewust gekozen om op dit moment nog geen CBF-keurmerk aan te vragen. Het verkrijgen van het keurmerk zou namelijk zowel qua tijd als qua geld een te groot deel van onze middelen souperen.
Wij houden ons echter wel aan de regels van het CBF. Dit om aan onze donateurs, subsidieverstrekkers en vrijwilligers te laten zien dat de Astrid Uganda Foundation een transparante en betrouwbare partner is die zorgvuldig haar activiteiten uitvoert. In dit document vergelijken wij ons met de door Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) opgestelde criteria en laten wij zien in welke mate wij voldoen aan de gestelde eisen.
De CBF-criteria betreffen de volgende onderwerpen:
1. Bestuur
2. Beleid
3. Fondsenwerving, voorlichting en communicatie
4. Besteding van de middelen
5. Verantwoording
Bestuur
Het bestuur bepaalt het beleid, de financiële richtlijnen en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding. Het bestuur is zo samengesteld dat een onafhankelijke taakvervulling gewaarborgd is.
Bij fondsenwerving, voorlichting en communicatie zijn de identiteit, de doelstelling, de programma’s en de financiële situatie van de instelling duidelijk omschreven. De instelling kan deze informatie te allen tijde beschikbaar stellen.
Alle informatie over de stichting is te vinden op de website, www.astridugandafoundation.com.
Per email zijn wij bereikbaar op Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. .
Milheeze, mei 2010
|
Onderwerp |
Criterium |
Status |
|
Bestuur |
De instelling is gehouden het volgende algemeen geldende principe in acht te nemen: “binnen de instelling dient de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen, en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk te zijn gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’.”
|
Astrid Uganda Foundation voldoet grotendeels aan dit criterium T.a.v. fondsenwerving zijn toezicht houden en uitvoeren niet volledig gescheiden omdat het bestuurlid met portefeuille fondsenwerving tevens bestuurder is. Echter de start, voortgang en afronding van een individueel fondsenwervingsprogramma wordt tijdens iedere bestuursvergadering getoetst. Bij verdere groei van de organisatie zal dit aspect aan de orde komen. T.a.v. besteding van gelden voor projecten in de projectlanden, is toezicht en uitvoering volledig gescheiden. De partners in land van uitvoering zorgen voor uitvoering van de projecten. Ter plaatse is ook altijd een lokale organisatie betrokken bij de monitoring van een project. |
|
Bestuur |
Het bestuur bestaat uit ten minste vijf leden (natuurlijke personen), zonder nauwe familie- of vergelijkbare relaties. Ieder bestuurslid heeft één stem. Indien er naast het bestuur sprake is van een toezichthoudend orgaan dan bestaat het bestuur uit tenminste één natuurlijk persoon die een dienstverband mag hebben met de instelling. Indien er sprake is van een toezichthoudend orgaan en een bestuur bestaande uit één natuurlijk persoon dan dient er een audit commissie te worden ingesteld. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium, er zijn vijf bestuursleden met verschillende portefeuilles.
|
|
Bestuur |
De onafhankelijke leden van het bestuur vormen minimaal twee derde deel van het aantal bestuursleden. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium, er zijn geen familiebanden. |
|
Bestuur |
De leden van het bestuur of van het toezichthoudend orgaan ontvangen geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding van gemaakte kosten en voor verrichte werkzaamheden wordt niet als bezoldiging aangemerkt. Bestuurders met een dienstverband kunnen wel als werknemer worden bezoldigd. Deze vergoedingen moeten in de jaarrekening zichtbaar worden gemaakt en nader toegelicht. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium. Vergoeding van kosten is formeel geregeld en betaling voor verrichte werkzaamheden vindt niet plaats.
|
|
Bestuur |
De leden van het bestuur treden periodiek af; benoemingen en herbenoemingen geschieden voor een periode van maximaal vijf jaar. Bestuurders met een dienstverband, onder een toezichthoudend orgaan, kunnen voor onbepaalde tijd worden benoemd. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Bestuur |
Het bestuur en het toezicht houdend orgaan waken tegen verstrengeling van belangen tussen die van de instelling en die van de bestuursleden en/of de medewerkers. Bij strijdigheid van belangen dienen betrokkenen zich van besluitvorming en stemming te onthouden. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Bestuur |
Het toezichthoudend orgaan bestaat uit ten minste 3 natuurlijke personen en houdt toezicht op het bestuur. Ieder lid van het toezichthoudend orgaan heeft één stem. |
Astrid Uganda Foundation heeft gezien haar huidige grootte en overige genomen maatregelen nog geen toezichthoudend orgaan. |
|
Beleid |
In verband met de continuïteit stelt het bestuur een meerjarenbeleidsplan op voor minstens drie jaar. De medewerkers van de instelling worden op de hoogte gebracht van de hoofdlijnen van dit plan. |
Astrid Uganda Foundation voldoet nog niet volledig aan dit criterium, maar werkt op dit moment wel aan een businessplan voor een periode van drie jaar. |
|
Beleid |
Ten behoeve van het meerjarenbeleidsplan wordt een omgevingsanalyse uitgevoerd. Het plan bevat meetbare doelstellingen en geeft prioriteiten aan. |
Astrid Uganda Foundation heeft een concept businessplan opgesteld waarin opgenomen een verkorte omgevingsanalyse, meetbare doelstellingen en prioriteiten. Maatregel: update businessplan met name op gebied van omgevingsanalyse. |
|
Beleid |
Het bestuur, dan wel het toezichthoudend orgaan, stelt voor het einde van het boekjaar een jaarplan en begroting vast voor het volgende jaar waarin het meerjarenbeleidsplan wordt vertaald in concrete programma’s en activiteiten met meetbare doelstellingen. |
Astrid Uganda Foundation heeft een concept businessplan opgesteld waarin opgenomen met begroting, concrete programma’s en activiteiten met meetbare doelstellingen. Maatregel: update businessplan met name op gebied van programma’s. |
|
Beleid |
Het bestuur, dan wel het toezichthoudend orgaan, controleert en evalueert regelmatig de uitvoering van het beleid, die waar nodig wordt bijgesteld. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Beleid |
Het bestuur, dan wel het toezichthoudend orgaan, stelt vast dat de instelling adequaat is ingericht en toegerust om het beleid uit te voeren |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Fondsenwerving, voorlichting en communicatie |
De externe communicatie van de organisatie geeft inzicht in de doelstellingen van de organisatie en de realisatie daarvan. De instelling kan deze informatie te allen tijde beschikbaar stellen. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Fondsenwerving, voorlichting en communicatie |
De instelling onthoudt zich van misleiding en vergelijking met andere fondsenwervende instellingen. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium. Er is om deze reden ook voor gekozen om de achternaam Joosten, dit is de naam van de, naar aanleiding van een reis naar Oeganda, overleden echtgenoot van onze voorzitter Jaap Taal, niet te gebruiken. |
|
Fondsenwerving, voorlichting en communicatie |
Fondsenwervende activiteiten zijn gericht op het verwerven van vrijwillige bijdragen en zijn niet intimiderend. Ook sluiten de fondsenwervende methoden aan bij hetgeen in de samenleving als behoorlijk geldt. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Fondsenwerving, voorlichting en communicatie |
Gegevens uit donateursbestanden mogen zonder toestemming niet aan derden beschikbaar worden gesteld. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Fondsenwerving, voorlichting en communicatie |
De kosten voor de fondsenwerving bedragen gemiddeld over drie achtereenvolgende jaren niet meer dan 25% van de baten uit eigen fondsenwerving. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Besteding van de middelen |
De instelling is gehouden het volgende algemeen geldende principe in acht te nemen: “de instelling dient continu te werken aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling”. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
Er is een duidelijke beschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de besteding van de middelen, waarbij heldere criteria en procedures worden gehanteerd. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
De besteding vindt overeenkomstig de begroting plaats. Afwijkingen worden door een bestuursbesluit gedekt.
|
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium, er wordt gebruik gemaakt van tussentijdse verslaglegging waarin afwijkingen worden opgenomen. Daarnaast verschijnt er per fase van een project een verslaglegging. Er wordt gebruik gemaakt van zogenaamde activity logs waardoor afwijkingen vroegtijdig aan het licht komen |
|
Besteding van de middelen |
Middelen waaraan (door derden of de aard van de actie) een beperkte bestedingsmogelijkheid is gegeven worden binnen een redelijke periode besteed aan de doelstelling. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
De instelling voert een administratie waarin informatie wordt vastgelegd over de identiteit, achtergrond en betrouwbaarheid van de uitvoerende organisaties en (groepen) van begunstigden. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
De voortgang van de bestedingen aan de doelstellingen wordt aantoonbaar gerapporteerd. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
De bestedingen worden geëvalueerd, de resultaten hiervan worden meegenomen in nieuwe beleidsplannen. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Besteding van de middelen |
De instelling stelt een norm vast voor de hoogte van de kosten beheer en administratie en licht dit toe in het jaarverslag. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium Maatregelen: er zijn diverse policies ten aanzien van het maken van kosten voor beheer en administratie. Deze zijn als aparte post opgenomen in begroting en administratie. |
|
Verantwoording |
De instelling is gehouden het volgende algemeen geldende principe in acht te nemen: “de instelling streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten”. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium
|
|
Verantwoording |
De instelling dient een procedure te hebben voor de ontvangst en de behandeling van klachten. |
Astrid Uganda Foundation voldoet NIET aan dit criterium; er zijn tot op heden nog geen klachten geweest. Vragen of opmerkingen worden doorgaans telefonisch of per e-mail afgehandeld. Maatregelen: te zijner tijd opstellen van een standaard klachtenprocedure. |
|
Verantwoording |
De jaarverslaggeving is ingericht overeenkomstig de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen waarbij de elementen beleid, communicatie, waarborging van de kwaliteit van de organisatie en besteding van de middelen in relatie tot de doelstelling duidelijk in het bestuursverslag tot uiting worden gebracht. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Verantwoording |
De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
|
Verantwoording |
Het jaarverslag is openbaar en wordt desgewenst tegen betaling van de kosten aan geïnteresseerden beschikbaar gesteld. |
Astrid Uganda Foundation voldoet volledig aan dit criterium |
